Descrierea ofertei
Cerințe:
Cunostinte de baza operare PC (Office);
· Abilitati de comunicare si relationare, vocabular elevat, gandire analitica, capacitate de organizare si planificare, atenta si minutioasa la completarea registrelor obligatorii;
· Cunostinte bune de limba engleza scris/vorbit;
· Disponibilitate pentru program prelungit;
· Experienta de minim 1 an pe un post similar;
· Capacitatea de a lucra sub presiune si extrem de organizata, agilitate si inteligenta, punctuala;
· Intelegere buna a afacerii in ansamblu; ·
· Capacitate de organizare pe prioritati.
Condiții:
Program de luni - vineri: 08.00 - 17.00
Responsabilități:Indeplineste activitati administrative si de secretariat;
· Planificarea agendei de lucru a Managerului;
· Participa la intalniri impreuna cu Directorlul General;
· Asistarea Directorului General in activitatea sa zilnica;
· Gestionarea mesajelor si a corespondentei;
· Organizarea deplasarilor;
· Redactarea de documente;
· Organizarea, clasarea si arhivarea documentelor;
· Colectarea, analizarea si sintetizarea informatiilor necesare pentru intocmirea rapoartelor si situatiilor solicitate;
· Organizarea si administrarea agendei zilnice de lucru a Managerului;
· Mentinerea unui flux comunicational interdepartamental si intradepartamental continuu si eficient.
Responsabilităţi
- managementul documentelor companiei (sortarea şi expedierea corespondenţei, arhivarea documentelor companiei, managementul contractelor incheiate de companie, sortare, arhivarea şi evidenţa lor, copierea şi multiplicarea acestora, securizarea informaţiilor cu caracter confidenţial, se ocupa de traducerea anumitor documente când situaţia o cere);
- gestionarea fluxului informaţional generat în interiorul companiei (întocmirea şi trimiterea către persoanele participante a ordinii de zi a şedinţelor, întocmirea proceselor verbale ale şedinţelor, redactarea şi trimiterea procedurilor şi a regulilor interne în conformitate cu normele interne ale companiei);
- administrarea apelurilor de intrare în companie; - coordonarea relaţiei cu furnizorii de consumabile, birotică, presă, servicii, întreţinere, curăţenie, curierat;
- coordonarea activităţilor de protocol (primirea şi îndrumarea vizitatorilor, administrarea bugetelor pentru mesele şi evenimentele de protocol organizate de companie);
- coordonarea activităţilor de deplasare a personalului companiei (se ocupă de rezervări, întocmirea documentaţiei necesare pentru deplasări, procurare de bilete);
- coordonarea activităţii de evidenţă a personalului (condica de prezenţă, foile colective de prezenţă, ordinele de deplasare, certificatele medicale, cererile de concediu, evidenţa globală a programărilor de concedii în conformitate cu politica firmei, urmăreşte ca fiecare dosar de personal să fie complet şi corect întocmit);
- coordonarea activităţii administrative la nivelul sediului şi a punctelor de lucru (urmărirea documentatiilor de funcţionare, a poliţelor de asigurare, a funcţionării la întreaga capacitate şi la maximum de siguranţă a punctelor de lucru);
- asigura suport administrativ si operational superiorului in pregatirea raportarilor; - urmarirea scadentelor la plata pentru furnizori, prestatori de servicii etc.;
- inregistrareaza operatiunile de incasari si plati cu numerar;
- asigura arhivarea documentelor primare;
- intocmeste diverse situatii solicitate de conducerea societatii;
- oferă suport administrativ si operational pentru echipa managerială a companiei in pregatirea raportarilor sau când situaţia o cere. intocmirea actelor de export
