Front Desk Officer in Galaţi

About usȊnfiinţat ȋn urmă cu peste nouăzeci de ani, Grupul de şantiere navale Damen oferă soluţii ȋn domeniul maritim la nivel global asigurând servicii de proiectare, construcţie, conversie si reparaţii nave precum şi componente pentru industria maritimă. Prin integrarea sistemelor sale, grupul Damen crează platforme inovatoare, de înaltă calitate, care oferă clienților valoare adăugată maximă.Damen in GalațiCooperarea cu Grupul Damen – în acel moment un nume consacrat în Olanda care începea să-și dezvolte activitatea la nivel internațional – a debutat în 1994 cu subcontractarea fabricației corpurilor de cargoboturi. În 1999, Damen a achiziționat șantierul din Galați și a introdus abordarea sa standardizată de construcție a navelor. Acest lucru a implicat invitarea partenerilor contractuali de încredere în scopul extinderii capacităţii de armare a șantierului. Drept urmare, multe companii olandeze și-au deschis propriile filiale la Galați, sprijinind grupul de furnizori locali și întărind legăturile dintre industriile română și olandeză de construcții navale. Până în prezent, șantierul a livrat peste 1.300 de nave, dintre care mai mult de 450 au fost construite de către grupul de construcții navale româno-olandez de la Galați începând cu anul 1999, pentru clienţi din peste 70 de ţări printre care Australia, Belgia, Canada, Danemarca, Franţa, Germania, Italia, Olanda, Norvegia, Singapore, Suedia și Marea Britanie, șantierul gălăţean devenind astfel unul dintre cei mai mari exportatori români de nave.The roleSuntem în căutarea unei persoane care să întregească echipa de recepționeri de la biroul aflat la intrarea în clădirea administrativă Damen.Obiectivul tău va fi orientat în doua direcții: una externă, fiind interfața companiei pentru toți vizitatorii, fiind responsabil/ a pentru prima impresie a acestora; cel de-al doilea obiectiv este orientat intern – vei avea grija de „agenda” clienților interni & externi, desfășurând activități de rezervare mijloace de transport, cazare, masa, pentru deplasările interne si externe ale angajaților din diverse departamente.Key accountabilitiesResponsabilități• Întâmpinarea și primirea oaspeților;• Primirea corespondenței si distribuirea acesteia;• Verificarea, sortarea și expedierea e-mail-urilor;• Preluarea, filtrarea și direcționarea apelurilor telefonice;• Îndeplinirea formalităților referitoare la parcul auto al companiei(verificare disponibilitate mașină, predare chei, preluare chei și completare în registrul de evidență al deplasărilor);• Organizarea delegațiilor naționale și internaționale din punct de vedere al asigurării mijloacelor de transport, cazare și masă atât pentru clienți interni(colegi din diverse departamente), cât și pentru clienți externi (vizitatori ai companiei), intr-un mod eficient;• Gestionarera schimbarilor urgente/ anularilor intr-un mod profesional si calm; • Înregistrarea de solicitări de materiale în sistemul de tip ERP IFS;• Centralizarea și depunerea documentelor necesar a fi transmise prin serviciul de curierat pus la dispoziție de Posta Română, ori de cate ori este necesar;• Prelucrarea facturilor emise de furnizori, în legatură cu serviciile care intră în atribuții(servicii de cazare, transport, masa etc.) prin introducerea lor în sistemul IFS, împărțirea pe centre de cost etc.• Respectarea tuturor procedurilor și instrucțiunilor de lucru emise în cadrul societății;• Colaborarea in vederea inregistrarilor corespunzatoare, cu celelalte departamente din companie;Skills & experienceComunicare· Are capacitatea de a adapta discursul și limbajul în funcție de audiență;· Se exprimă cu calm, într-o manieră clară și ușor de înțeles;· Exprimarea în scris are structură(introducere, cuprins, concluzii);Planificare si organizare· Stabilește obiectivele și prioritățile în mod eficient și face prezumții referitoare la timpul, activitățile și resursele necesare pentru a le realiza;Dezvoltare personala· Inițiază activități de natură a-i spori cunoștințele, abilitățile și competențele;· Caută activ oportunități pentru a avea experiențe de învățare;· Caută oportunități să petreacă timp de învățare alături de colegii mai experimentați;· Desfășoară activități de studiu individual;Analiza de probleme· Face cu ușurință conexiuni între date;· Ia măsuri în vederea identificării cauzei problemei;· Adresează întrebări de lămurire acolo unde este cazul;Sociabilitate · Socializează cu ușurință cu alte persoane;· Poate întreține o conversație;· Creează cu ușurință legături cu alți oameni;Abilitați de ascultare· Capacitatea de a asculta cu atenție, demonstrată de abilitatea de a extrage informații relevante din comunicări verbale;· Acordă audienței spațiul de exprimare necesar;· Ascultă părerile audienței înainte de a-și exprima propria părere;Atitudine·Atitudine pozitivă în ceea ce privește activitatea Companiei;· Personalitate prietenoasă și relaxată, fiind în același timp și perspicace și disciplinată;· Inițiativa concretizată prin motivare și determinare în găsirea și aplicarea dе soluții optime care să contribuie la prevenția sau depășirea obstacolelor întâmpinate;Atribute personale· Abilități de client service care sa permită comunicarea intr-un mod profesionist;· Abilitate de a lucra sub presiune, cu termene limită și în ritm alert;· Inițiativă, eficiență.Flexibilitate și responsabilitate. Profilul candidatului• Studii medii/ superioare – reprezintă un avantaj;• 1-3 ani de experiență în activități administrative/ de secretariat;• Cunoștințe la nivel mediu ale aplicațiilor MS Office (Word, Excel, PowerPoint etc.);• Cunoștințe avansate de limba Engleză, vorbire, citire și scriere;• Capacitate de lucru autonom.