Head of Administration in Turda

în STADA ne urmărim scopul „Grija pentru sănătatea oamenilor ca partener de încredere” la nivel mondial. Fondat inițial de farmaciști, suntem un producător de frunte al produselor farmaceutice de înaltă calitate. Peste 12.300 de angajați de pe tot globul trăiesc conform valorilor noastre: Integritate, Antreprenoriat, Agilitate și One STADA pentru a atinge obiective ambițioase și a modela viitorul de succes al STADA. STADA M&D SRL este parte integrantă a grupului STADA Arzneimittel AG, una dintre principalele companii farmaceutice din Germania.STADA M&D SRL este localizata in Bucuresti, avand un portofoliu variat, oferind pacienților atât medicamente inovative și generice, medicamente fără prescriere medicală, produse farmaceutice specializate (biosimilare), cât și produse CHC (Customer Health Care).Pentru echipa noastra avem nevoie de Head of Administration Turda | România (RO) | Normă întreagă | Permanent | General Management | Professionals coordoneaza departamentul administrativ in cele mai bune conditii si cu focus pe rezultate; supraveghează operațiunile zilnice de suport ale companiei și planifică cele mai eficiente proceduri administrative; supraveghează serviciile FM (Facility Management), activitățile de întreținere a birourilor si spatiilor comune, atat din interior cat si din exterior, inclusiv a zonelor verzi, a plantelor de interior si exterior si a zonelor anexe (parcare, curte, drumuri interioare, casa poarta, cladirea energetica, etc) inclusiv deszapezire cand este cazul; cauta si propune colaborari cu furnizori externi de servicii de intretinere, mentinand in permanenta legatura cu acestia; responsabil de asigurarea curateniei si intretinerii spatiilor, prin intermediul angajatilor proprii sau prin intermediul prestatorilor de servicii, in conformitate cu standardele impuse; responsabil de organizarea si supravegherea altor activitati din zona administrativa (reparatii, renovari, intretinere marcaje, inscriptionari, corporate branding si panouri informative pentru salariati, iluminare, planificari evenimente in conformitate cu solicitarile); coordonarea intretinerii salilor de sedinte, pregatirea acestora in vederea unor evenimente mai ample in conformitate cu solicitarile, inclusiv protocolul aferent evenimentelor; coordoneaza intretinerea si aprovizionare zonelor de relaxare si colaborare din cadrul unitatii; contribuie la organizarea evenimentelor externe de tip training, team buiding sau alte evenimente sociale ale echipei; contribuie la organizarea evenimentelor si vizitelor externe la fabrica coordoneaza colectarea selectiva a deseurilor din toate zonele gestionate si intretinerea corespunzatoare a zonelor de colectare; coordoneaza activitatea furnizorilor de servicii de preluare a deseurilor, atat reciclabile cat si contaminate si menajere si colaboreaza cu departamentul HSE in vederea optimizarii activitatilor si a sustenabilitatii mediului; coordoneaza activitatea furnizorilor de servicii de prevenire si protectie impotriva insectelor, rozatoarelor si altor animale, cu respectare prevederilor GMP in acest sens (pest control, controlul daunatorilor) coordoneaza logistica aferenta unor evenimente interne sau externe, atat pentru salariatii interni cat si vizitatori, in conformitate cu solicitarile managementului; ințelegerea aprofundată a procedurilor de management administrativ și a politicilor departamentale și legale; coordoneaza activitatile legate de accesul in unitate, stabilire proceduri acces (impreuna cu celelalte departamente implicate) si mentine legatura cu furnizorul extern de servicii de securitate; se asigura de buna functionare a cantinei din incinta unitatii mentinand in permanenta legatura cu prestatorul de servicii , asigurandu-se de respectarare tuturor normelor de igiena si sanatate impuse, furnizarea unor servicii conforme cu asteptarile si a hranei de calitate corespunzatoare; colaboreaza cu departamentul Tehnic si cu HSE in vederea asigurarii intretinerii corespunzatoare si a verificarii periodice a tuturor dispozitivelor de siguranta; gestioneaza necesarul de echipamente de protectie specifice fiecarui loc de munca, identifica noi furnizori si propune solutii de imbunatatire atat din punct de vedere al calitatii si eficientei cat si a costului. Supravegheaza si coordoneaza activitatea furnizorilor externi de echipamente de protectie sau servicii legate de echipamentele de protectie; mentine continutul corespunzator al truselor medicale, medicamentelor de stricta necesitate si dispozitivelor de prim ajutor din cabinetul medical si din intreaga unitate; coordoneaza activitatea de primire si trimite colete si corespondenta, mentine relatia cu firmele de curierat si mentine procese interne optime privind corespondenta si coletele; monitorizeaza inventarul de rechizite de birou și achiziția de material nou in limitele impuse de buget; monitorizeaza inventarul de echipamente si mobilier si alte bunuri de inventar din unitate; responsabil cu monitorizarea costurilor și cheltuielile din departamentul sau si ofera sprijin in pregatirea bugetului; responsabil de flota auto interna; gestioneaza furnizorii externi pentru transportul salariatilor la si de la locul de munca; responsabil de organizarea calatoriilor in cadrul companiei; responsabil cu administrarea eficienta a bugetului alocat; asigura respectarea tuturor procedurilor interne de achizitie si de gestionare a documentelor contabile pentru procesele coordonate; contribuie impreuna cu departamentul de achizitii la procesele de negociere sau licitatie/tender in functie de valoarea contractelor respective; se asigura ca toate procesele administrate sunt prevazute in proceduri standard de operare, in mod special orice proces cu potential impact GMP (ex accesul, utilizarea echipamentelor de protectie, etc) si ca toate aceste proceduri sunt cunoscute si respectate de salariati; asigura comunicarea eficienta catre salariati a informatiile relevante cu privire la procesele gestionate si situatiile exceptionale intervenite (eg meniu cantina, informari de la furnizori, etc) propune actiuni de imbunatatire, solicita feed-back din partea salariatilor cu privire la procesele administrative gestionate si propune imbunatatiri care sa contribuie la cresterea gradului de satisfactie si a angajamentului salariatilor;