Firma Bucuresti angajeaza persoana responsabila pentru preluarea comenzilor, pregatirea coletelor,contractelor.
Program full time.
Obiectivele postului
- Asigurarea repartizarii informatiilor dinspre management catre toate departamentele firmei, precum si in sens invers.
- Asigurarea transmiterii informatiilor primite din afara firmei, precum si a celor catre exteriorul firmei persoanelor carora li se adreseaza.
- Tehnoredactarea diferitelor materiale si redactarea corespondentei zilnice.
- Promovarea imaginii firmei prin activitatea pe care o desfasoara.
Descrierea sarcinilor / atributiilor / activitatilor postului
- Sorteaza si inregistreaza corespondenta primita in registrul de intrari-iesiri (numar, data, denumirea firmei, telefon, continutul mesajului, alte informatii considerate necesare).
- Preia si directioneaza apelurile telefonice, iar daca persoana solicitata este ocupata / lipseste, preia eventualele mesaje si le transmite ulterior sau directioneaza apelul catre persoanele care ar putea sa cunoasca problema.
- Inainte de transferarea mesajului afla cine suna si eventual in ce problema; transmite aceste informati persoanei interesate inainte de a transfera efectiv legatura.
- Primeste persoanele din afara (clienti, parteneri de afaceri etc.), ii informeaza pe cei interesati despre sosirea acestora dupa care conduce vizitatorii la persoanele respective, asigurand protocolul aferent.
- In cazul in care persoana care primeste vizita este ocupata / lipseste, secretara pune oaspetii in legatura cu altcineva care cunoaste problema.
- Mentine evidenta primirii faxurilor, se ocupa de copierea si inregistrarea lor (continutul mesajului, numar, data), indosarierea lor in bibliorafturi (Primite, Trimise)
- Mentine legatura cu agentii de turism, de voiaj etc. pentru a asigura transportul si cazarea, la nivelul solicitat, in cazul deplasarilor in interes de serviciu ale angajatilor / partenerilor firmei.
- Completeaza borderourile pentru Prioripost, plicurile trimise recomandat (prin curierat rapid sau posta normala), completeaza adresele pe plicuri, impacheteaza coletele, inregistreaza plicurile trimise.
- Programeaza interviurile si audientele.
- Copiaza / redacteaza / tehnoredacteaza diferite materiale.
- Primeste si transmite e-mail-uri si memo-uri.
- Executa orice alte dispozitii date de superiorul ierarhic direct sau de supraordonatii acestuia in realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei in limitele respectarii temeiului legal.
